Quản lý dự án là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ bởi nó quyết định đến việc thực hiện dự án hiệu quả, đúng tiến độ.
Tại bài viết nay, chúng tôi xin gửi tới 11 mẫu quản lý dự án bằng Excel chính xác và dễ hiểu nhất.
Mẫu quản lý dự án bằng Excel
Mẫu quản lý dự án đóng vai trò chủ chốt trong việc theo dõi và hoàn thành dự án một cách hiệu quả và đúng tiến độ.
Và dưới đây là một số mẫu quản lý dự án Excel miễn phí và dễ sử dụng bạn nên biết để áp dụng vào việc quản lý tiếp độ kế hoạch.
[su_button url=”https://drive.google.com/file/d/1s4K_If6ufFVO4Hdi_7zKWafY9JWyhz_4/view?usp=sharing” target=”blank” background=”#ef572d” size=”8″]File quản lý dự án bằng Excel (Mẫu 1)[/su_button]
[su_button url=”https://drive.google.com/file/d/1Ztz2-1UBLWIFWzcrWnMPqLtBN2AuqAgz/view?usp=sharing” target=”blank” background=”#ef572d” size=”8″]File quản lý dự án bằng Excel (Mẫu 2)[/su_button]
Biểu mẫu quản lý thời gian thực hiện dự án bằng excel
Trong biểu mẫu thời gian, chúng ta có 3 mẫu quản lý dự án bằng excel như sau:
- Mốc thời gian theo giai đoạn
Mốc thời gian gắn liền với từng giai đoạn của dự án, thực hiện tới đâu, biểu mẫu sẽ tự động cập nhật đến đó để người dùng theo dõi tiến độ dễ nhất.
- Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt theo dõi chi tiết tiến độ theo từng ngày, đây là biểu mẫu quan trọng, giúp bạn thực hiện nghiêm túc từng mục của dự án đúng thời gian.
Đây là mẫu mặc định của Ms Excel rất đơn giản để sử dụng.
Giao lộ của một hoạt động và ô ngày được tô màu nếu hoạt động được thực hiện đúng vào ngày đó.
Biểu đồ này cho phép bạn theo dõi chính xác chi tiết từng ngày tiến độ hoàn thành dự án.
- Timeline thực hiện dự án
Biểu mẫu này cho phép bạn tích hợp nhiều công việc trong dự án vào một Timeline.
Tuy theo dõi không chi tiết từng mục công việc nhưng sẽ theo dõi được nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn.
Mẫu thực hiện kế hoạch dự án bằng excel
Khi thực hiện kế hoạch dự án, bạn cần xây dựng biểu mẫu kế hoạch riêng và theo dõi tiến độ hoàn thành công việc nhờ:
- Biểu đồ Gantt
Mẫu biểu đồ này có trong mặc định của Ms Excel, bạn có thể tìm kiếm và sử dụng dễ dàng.
Tại biểu đồ Gantt, bạn sẽ theo dõi được các công việc trong kế hoạch, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc.
Tại biểu đồ Gantt đơn giản, các mục công việc sẽ được phân theo giai đoạn để người dùng theo dõi và tổng kết dễ dàng hơn.
- Mẫu kế hoạch sự kiện
Một kế hoạch giản lược có thể được áp dụng ngay bằng mẫu kế hoạch của excel, đơn giản và nhanh chóng.
Tuy nhiên, với những mẫu kế hoạch phức tạp, hãy cân nhắc có nên chọn phương án này hay không.
Mẫu theo dõi dự án bằng excel
Mẫu theo dõi dự án hữu dụng khi bạn đang cần quản lý quá nhiều mẫu quản lý dự án bằng excel khác nhau mà dẫn đến không xử lý thông tin kịp thời.
- Quản lý chi phí
Mẫu quản lý chi phí này cho phép bạn theo dõi trực tiếp tiến độ sử dụng chi phí trực tiếp, nhanh chóng của các sản phẩm khác nhau trong cùng một dự án.
- Mẫu theo dõi dự án
Trong trường hợp phải quản lý nhiều dự án hoặc nhiều sản phẩm khác nhau, để theo dõi tổng chung, bạn có thể sử dụng mẫu theo dõi dự án này.
Mẫu kế hoạch kinh doanh
Ms Office có mẫu quản lý kế hoạch kinh doanh trực tiếp. Tại đây bạn sẽ tìm thấy các biểu mẫu quản lý dự án bằng excel:
- Chi phí dự án
- Danh sách kiểm tra kế hoạch kinh doanh
- Danh sách kiểm tra kế hoạch kinh doanh với phân tích SWOT
Từ đó, việc quản lý kinh doanh trở nên đơn giản hơn với phần mềm quản lý Excel miễn phí này.
Mẫu quản lý dự án trực tuyến
Một số bên thứ 3 sẽ cung cấp phần mềm quản lý dự án mất phí định kỳ cho các doanh nghiệp.
Mỗi phần mềm sẽ phù hợp nhóm sản phẩm dịch vụ hoặc đặc thù của doanh nghiệp.
- VERTEX42: Phần mềm này cho phép các quản lý các kế hoạch phức tạp hơn khi xử lý tại Excel
- TIDYFORM: Khi bạn sử dụng mẫu quản lý dự án bằng Excel, bạn có thể tìm đến mẫu này với đầy đủ danh mục, biểu đồ, đề xuất kế hoạch và cấu trúc phân chia công việc.
- Phần mềm quản lý dự án bằng TRELLO: Trello là phần mềm trực tuyến có mất phí cho phép quản lý công việc nhanh, hiệu quả theo từng giai đoạn.
Tuy nhiên, phần mềm này khó cập nhật dữ liệu và phù hợp hơn cho việc quản lý kế hoạch thực hiện.
Hướng dẫn tạo mẫu quản lý dự án bằng Excel
Hướng dẫn cách sử dụng Mẫu quản lý dự án bằng Excel đơn giản nhất.
Chọn mẫu excel mặc định
Sau khi mở MS Excel, bạn chọn File => New.
Tại đây Excel sẽ hiển thị các biểu mẫu quản lý dự án bằng Excel, bạn cần chọn mẫu phù hợp với công việc của mình và bắt đầu thực hiện.
Với một số biểu mẫu phải sử dụng nhiều và quen thuộc với bạn, hãy “ghim” bằng biểu tượng bên dưới góc phải của biểu mẫu.
Tìm kiếm trực tiếp trên trang chỉ Excel
Trong excel có hộp tìm kiếm trực tiếp, bạn cần điền các từ gợi ý quan trọng để tìm ra mẫu phù hợp với công việc của bạn nhanh nhất.
Thông thường, cách tìm kiếm này sẽ được áp dụng trong lần lập biểu mẫu, sau đó bạn ghim lại biểu mẫu quan trọng và không cần mất công tìm kiếm nữa.
Thu hẹp tìm kiếm đơn giản
Excel đưa ra một list danh mục mẫu quản lý dự án bằng excel, bạn hãy chọn một lúc nhiều danh mục liên quan đến mẫu bạn cần thực hiện.
Như vậy bạn đã thu hẹp tìm kiếm và tìm biểu mẫu nhanh chóng hơn.
Xem trước mô tả của mẫu và tạo mẫu
Khi chọn được một biểu mẫu, hãy click vào đó, excel sẽ hiện ra một mô tả về cách sử dụng biểu mẫu đó cho bạn tham khảo.
Nếu đó là mẫu quản lý dự án bằng excel bạn cần thì hãy chọn “Create”. Nếu chưa thì hãy tìm lại biểu mẫu khác phù hợp hơn.
Sau khi chọn mẫu chính xác, hãy tạo và thêm các trường, nội dung công việc… và bắt đầu theo dõi tiến độ và kế hoạch dự án.
Một số hàm Excel cơ bản sử dụng trong mẫu quản lý dự án
Một số hàm đặc biệt được sử dụng nhiều trong excel bạn cần biết.
- VLOOKUP (ví dụ: tiến trình của một hoạt động cụ thể)
- SUMIF (ví dụ: Bộ nhớ nhóm bao nhiêu giờ x tuần)
- COUNTIF (ví dụ: Có bao nhiêu vấn đề được mở)
- NETWORKDAYS (ví dụ: Có bao nhiêu ngày làm việc trong tháng này)
- v.v
Mỗi mẫu quản lý dự án sẽ có công thức hàm đơn giản hay phức tạp, hãy làm theo gợi ý của excel để tính toán đúng các số liệu của dự án.
Mong rằng với những thông tin hữu ích trên, bạn sẽ nằm lòng cách sử dụng mẫu quản lý dự án bằng excel và thực hiện quản lý dự án một cách hiệu quả và chính xác nhất.
Mội yêu cầu tư vấn và thắc mắc liên hẹ, vui lòng liên hệ:
