Sơ đồ tổ chức khách sạn

Sơ đồ tổ chức khách sạn là vấn đề được rất nhiều người quan tâm hiện nay. Mỗi khách sạn sẽ có từng sơ đồ tổ chức khác nhau. Đặc biệt khách sạn càng lớn, sao càng cao thì cơ cấu càng phức tạp.Trong đó mỗi bộ phận, phòng ban sẽ có công việc và trách nhiệm riêng biệt. Hãy cùng Nội Thất My House tìm hiểu về sơ đồ tổ chức của khách sạn dưới bài viết sau đây nhé!

Mẫu sơ đồ tổ chức khách sạn

Sơ đồ tổ chức khách sạn 5 sao

Nhìn vào bản sơ đồ tổ chức khách sạn, chúng ta có thể thấy, nắm giữ vị trí cao nhất chính là Tổng giám đốc (General Manager), đây là người chịu người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc điều hành khách sạn.

Đồng thời họ còn có vai trò đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất, nhân viên các bộ phận hoạt động hiệu quả, tối ưu chi phí, tối đa hóa doanh thu và lợi nhuận. Hoàn thành mục tiêu cam kết với ban quản trị tập đoàn và chủ đầu tư.

Tiếp theo là vị trí Phó tổ giám đốc (Deputy General Manager), người trực tiếp hỗ trợ Tổng giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động của khách sạn. Họ làm việc trực tiếp với các trưởng bộ phận nhằm tối ưu năng suất lao động, nâng cao chất lượng dịch vụ và thực hiện các kế hoạch ngắn và trung hạn.

Sơ đồ tổ chức khách sạn 3 sao 

Thực tế thì các khách sạn 3 sao thường có tối thiểu từ 50 cho đến 79 phòng lưu trú. Với số lượng phòng nhiều hơn khách sạn 2 sao, cơ cấu tổ chức của khách sạn tiêu chuẩn 3 sao sẽ có tính chuyên môn hóa cao hơn, với các phòng ban, bộ phận rõ ràng hơn.

Sơ đồ tổ chức khách sạn 2 sao

Về tiêu chí quy mô, để được công nhận đạt chuẩn 2 sao, các khách sạn phải có tối thiểu từ 20 đến 49 phòng lưu trú. Chính yếu tố số lượng phòng sẽ quyết định đến sơ đồ cơ cấu tổ chức của khách sạn 2 sao, số lượng phòng càng nhiều thì sẽ cần nhiều bộ phận và nhân viên hơn. Các khách sạn tiêu chuẩn 2 sao có thể được tổ chức theo  sơ đồ sau:

Chi tiết hóa sơ đồ tổ chức khách sạn

Ban thư ký (Secretary)

• Tiếp nhận công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng, các ban trong khách sạn trình Tổng giám đốc phê duyệt.
• Truyền đạt thông tin của Tổng giám đốc tới các phòng, ban liên quan và nhận lại thông tin phản hồi từ các phòng ban.
• Lên lịch, sắp xếp, đăng ký lịch làm việc của Tổng giám đốc.
• Ghi chép và sắp xếp các chương trình, thời gian họp của Tổng giám đốc với các đối tác.
• Tổ chức và tham gia các buổi họp, hội nghị do Tổng giám đốc chủ trì.
• Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp.
• Chuẩn bị tài liệu, phân phối tài liệu tới tẩ cả các thành viên cuộc họp của Tổng giám đốc.
• Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo các nội dung, địa điểm.
• Hỗ trợ, sắp xếp, quản lý lịch làm việc và lịch trình công tác của Tổng giám đốc với các đối tác cũng như trong nội bộ khách sạn.
• Quản lý và lưu trữ các tài liệu của Tổng giám đốc.
• Dịch và đánh máy các tài liệu văn bản bằng Tiếng Anh, tiếng Việt theo yêu cầu.
• Tham gia thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Tổng giám đốc.

Giám đốc nhân sự (Director of Human Resource)

• Giám đốc nhân sự chính là người trực tiếp tham mưu, tư vấn cho Ban Giám Đốc về các chính sách, nguồn lực nhân sự bảo đảm chiến lược phát triển nguồn nhân lực của khách sạn.
• Thực hiện các chế độ chính sách nhân sự, giải quyết các công việc liên quan đến quan hệ và kỷ luật lao động thi đua khen thưởng. Tiếp nhận và xử lý các công việc hành chính, pháp lý liên quan đến nội bộ khách sạn và vấn đề với cơ quan đoàn thể bên ngoài. Xây dựng chương trình đào tạo, quản lý, kiểm tra và cải tiến các chất lượng dịch vụ.
• Ngoài ra Giám đốc nhân sự còn chịu trách nhiệm quản lý, điều phối công việc của thư ký nhân sự, nhân viên tiền lương, bảo hiểm, nhân viên pháp lý…..

Giám đốc kinh doanh tiếp thị (Director of Sales & Marketing)

• Giám đốc phòng kinh doanh tiếp thị có chịu trách nhiệm quản lý, giám sát công việc của các đối tượng sau:

• Nhân viên phụ trách khách hàng công ty du lịch (Sales TA).
• Nhân viên phụ trách khách hàng công ty (Sales Corp).
• Nhân viên phụ trách khách hàng trực tuyến (Sales Online).
• Nhân viên phụ trách mảng nhà hàng, sự kiện và tiệc (Sales F&B, Event, Banquet).
• Nhân viên Marketing.
• Nhân viên quan hệ khách hàng (PR, Guest Relation).

• Đồng thời lập kế hoạch và triển khai các kế hoạch kinh doanh. Nghiên cứu thị trường, nghiên cứu xu hướng khách hàng và xu hướng tiêu dùng du lịch từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh thích hợp cho từng thời kỳ, từng giai đoạn. Lập kế hoạch quản lý, quảng bá thương hiệu và quảng bá hình ảnh. Quản lý doanh số, thúc đẩy bán hàng, cuối cùng là báo cao định kỳ cho Tổng giám đốc.

Giám đốc dịch vụ phòng (Rooms Division Manager)

• Trong sơ đồ tổ chức khách sạn 5 sao ta thấy có thêm vị trí Giám đốc dịch vụ phòng, vị trí này ở một số khách sạn họ sẽ chịu trách nhiệm quản lý bộ phận lễ tân và bộ phận buồng phòng. Tại một số khách sạn hiện nay, vị trí này được xếp ngang hàng với Giám đốc lễ tân và Giám đốc buồng phòng và giữ vai trò kiểm soát hơn là điều hành trực tiếp.

Giám đốc bộ phận lễ tân (Front Office Manager)

• Giám đốc bộ phận lễ tân chính là người chịu trách nhiệm điều hành tất cả công việc thuộc bộ phận lễ tân của khách sạn.
• Chịu trách nhiệm đón tiếp khách VIP, khách đoàn, khách trung thành và khách ở dài hạn.
• Đồng thời trực tiếp xử lý các yêu cầu, phàn ánh của khách hoặc nhân viên.
• Có trách nhiệm tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng nhân sự phòng lễ tân. Thành viên bộ phận lễ tân khách sạn 5 sao gồm :

• Quản lý tiền sảnh (Front Desk Manager)
• Nhân viên lễ tân (Receptionist)
• Nhân viên chăm sóc khách hàng (Customer Care)
• Quản lý ca trực (Duty Manager)
• Nhân viên đặt phòng (Reservation)
• Nhân viên trực tổng đài (Operator)
• Nhân viên thu ngân (Cashier)
• Kiểm toán đêm (Night Auditor)
• Nhân viên hành lý (Bellman, Door man, Door girl)
• Nhân viên hỗ trợ khách (Business Center/ Concierge/ Tour Desk)
• Nhân viên quầy lưu niệm (Gift Shop)
• Nhân viên lái xe (Driver)

b) Giám đốc bộ phận buồng phòng (Executive Housekeeper)

• Giám đốc bộ phận buồng phòng là người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động bộ phận buồng phòng, xây dựng tiêu chẩn làm việc cho nhân viên.
• Giải quyết yêu cầu, phàn nàn của khách hàng, đồng thời tuyển chọn, đào tạo nhân viên buồng phòng. Các vị trí nhân viên bộ phận buồng phòng:

• Nhân viên dọn phòng (Room Attendant).
• Nhân viên vệ sinh công cộng (Public Area Attendant).
• Nhân viên kho vải/ Đồng phục (Linen/Uniform Attendant ).
• Nhân viên gặt là (Laundry Attendant).
• Nhân viên làm vườn/ Diệt côn trùng (Gardener/ Pest Control).
• Nhân viên trông trẻ (Baby Sitter).
• Nhân viên điều phối (Order Taker).
• Nhân viên phụ trách Minibar (Minibar Runner).
• Ngoài ra còn có các vị trí phó bộ phận, giám sát, thư ký, trợ lý buồng phòng.

Giám đốc bộ phận tài chính kế toán (Finance Director/ Chief Accountant)

• Họ chịu trách nhiệm giám sát và chỉ đạo mọi vấn đề kế toán và tài chính.
• Tư vấn các chính sách tài chính, kế toán cho Tổng giám đốc và chủ đầu tư.
• Chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ, quản lý và đánh giá được khả năng làm việc của các vị trí kế toán trong phòng.
• Tiếp theo là kiểm soát và ký toàn bộ các hợp đồng kinh tế, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng cung cấp hàng hóa, hợp đồng bán phòng và dịch vụ trước khi chuyển Tổng giám đốc ký.
• Đảm bảo rằng tất cả các vấn đề về thuế đang được kiểm soát & xử lý một cách hợp lý và phù hợp với công ty và pháp luật….. Định kỳ báo cáo cho Tổng giám đốc, chủ đầu tư. Phòng tài chính kế toán thường có các vị trí nhân viên sau:

• Kế toán tổng hợp (General Accountant).
• Kế toán phải thu (Receiable Accountant).
• Kế toán thanh toán (Payable Accountant).
• Kiểm soát chi phí (Cost Controller).
• Kế toán nội bộ (Auditor).
• Thu ngân (Cashier).
• Thủ quỹ (General Cashier).
• Thu mua (Purchasing).
• Thủ kho (Store Keeper).

Giám đốc bộ phận kỹ thuật (Chief Engineering)

• Giám đốc bộ phận kỹ thuật, bảo trì là người sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo các hệ thống, thiết bị hoạt động trong tình trạng tốt, không bị gián đoạn.
• Lập kế hoạch và thực hiện bảo trì định kỳ, bảo trì ngăn ngừa cho hệ thống kỹ thuật.
• Nhận biết và cảnh báo các rủi ro của đơn vị trong quá trình vận hành, đề xuất và thực hiện các biện pháp ngăn ngừa sự cố, giảm thiểu rủi ro.
• Tổ chức, quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động của Bộ phận Kỹ thuật.
• Đồng thời phân công, giao việc, điều động, hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên dưới quyền thực hiện nhiệm vụ chung của Bộ Phận Kỹ thuật. Cán bộ nhân viên phòng kỹ thuật bao gồm:

• Điện (Electrical Engineer)
• Nước (Plumber)
• Mộc (Carpenter)
• Thợ sơn/ nề (Painter)
• Điện lạnh (AC Chiller)
• Nồi hơi (Boiler)

Giám đốc bộ phận ẩm thực (Director of Food & Beverage)

• Giám đốc bộ phận ẩm thực lầ người chịu trách nhiệm quản lý, giám sát bộ phận nhà hàng và bộ phận bếp.
• Trên thực tế, tại nhiều khách sạn 5 sao, vị trí này thiên phụ trách dịch vụ ăn uống tại các nhà hàng, còn bộ phận bếp gần như độc lập, chịu sự điều hành trực tiếp từ Giám đốc/ phó giám đốc điều hành.

Bộ phận nhà hàng

Tùy theo quy mô và cơ cấu tổ chức có thể gồm:

• Nhà hàng Âu
• Nhà hàng Á
• Nhà hàng Việt
• Nhà hàng Hoa
• Trưởng bộ phận Bar
• Trưởng bộ phận dịch vụ phòng

Trong các nhà hàng

Trong các nhà hàng có thể gồm các vị trí nhân viên sau:

• Nhân viên chào khách (Hostess)
• Nhân viên điểm món (Order Taker)
• Nhân viên chạy món (Food Runner)
• Nhân viên phục vụ (Waiter/ Waitress)
• Nhân viên pha chế đồ uống (Bartender)
• Nhân viên tiệc (Event Staff)

Bộ phận bếp

Bộ phận này có thể gồm:

• Bếp trưởng bếp Âu
• Bếp trưởng bếp Hoa/ Nhật….
• Bếp trưởng bếp bánh
• Quản lý tạp vụ

Dưới các bếp trưởng có các vị trí nhân viên:

• Bộ phận chảo (Pan)
• Bộ phận thớt (Chop)
• Bếp bánh (Bakery)
• Phụ bếp (Cook Helper)
• Rửa bát (Steward)

Giám đốc bộ phận an ninh (Chief Security)

• Giám đốc bộ phận An ninh sẽ là người chịu trách nhiệm điều hành hoạt động tại bộ phận nhằm đảm bảo an toàn cho người và tài sản khách sạn, khách hàng và nhân viên.
• Đại diện cho Khách sạn làm việc với cơ quan chức năng theo đúng quyền hạn và chức năng của bộ phận An ninh, an toàn như: Công an khu vực, Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy….

Giám đốc bộ phận giải trí (Director of Entertainment)

• Đây sẽ là vi trí có trách nhiệm quản lý điều hành hoạt động của bộ phận giải trí.
• Lên kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của các bộ phận.
• Thúc đẩy, giám sát nhân viên các bộ phận đảm bảo quy trình, tiêu chuẩn của khách sạn.
• Đôn đốc, kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của các nhân viên trong bộ phận.
• Đào tạo và bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên.
• Kiểm soát việc sử dụng trang thiết bị, cơ sở hạ tầng của khách sạn đúng qui trình. Quản lý chi phí của bộ phận.
• Đảm bảo an toàn cho du khách khi sử dụng dịch vụ.Tham gia họp giao ban và báo cáo kết quả công việc hàng ngày của bộ phận cho Giám đốc điều hành. Các vị trí chức vụ trong bộ phận giải trí:

• Vũ trường, karaoke (Night club)
• Vật lý trị liệu Spa (Massage & Sauna/ Foot Massage)
• Thẩm mỹ viện, cắt tóc (Beauty salon/ Barber shop)
• Sòng bài (Casino)
• Biểu diễn nghệ thuật (Performance)

Giám đốc bộ phận thể thao (Director of Sport)

• Bể bơi (Swimming pool)
• Thể thao nước, thuyền buồm, cano, lướt ván (Water sports)
• Racket (tennis, badminton)
• Golf, sân tập golf (Golf/ Golf Driving Range)
• Phòng thể hình (Gym/ Fitness)
• Thể dục nhịp điệu (Aerobic)

Giám đốc IT (IT Manager)

• Đây là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động liên quan đến công nghệ thông tin của khách.
• Dưới giám đốc IT có thêm các vị trí như: Trợ lý, nhân viên IT, nhân viên thiết kế, nhân viên quản trị web ….

Trên đây Nội thất My House vừa chia sẻ với các bạn về Sơ đồ tổ chức khách sạn phổ biến hiện nay. Tuy nhiên đây chỉ là bản sơ đồ mang tính khái quát, trên thực tế sơ đồ tại mỗi khách sạn có đôi chút khác biệt, nó phụ thuộc vào tư duy của ban quản trị và quy mô của khách sạn.